डमी के लिए बिजनेस राइटिंग, दूसरा संस्करण
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यदि आप एक छोटे से मध्यम आकार के व्यवसाय के स्वामी, एक विक्रेता, या एक अकेले प्रस्ताव लेखक हैं, तो यह चीट शीट आपको व्यावसायिक व्यावसायिक प्रस्ताव लिखने के लिए एक उपयोगी संदर्भ प्रदान करती है।

यह जानकारी आपको यह समझने में मदद करेगी कि ग्राहक-केंद्रित, प्रेरक प्रस्ताव कैसे लिखें जो अधिक व्यवसाय जीतें। यदि आप एक अच्छे प्रस्ताव को उसके सार तक उबालते हैं, तो आप चार व्यापक सिद्धांतों को हटा सकते हैं जो जीतने वाले प्रस्तावों को लिखने की आपकी क्षमता में काफी सुधार करेंगे।

ग्राहक पर ध्यान केंद्रित करना

सभी व्यावसायिक प्रस्तावों में से एक स्थिरांक, चाहे वे सक्रिय हों या प्रतिक्रियाशील, यह है कि ग्राहक केंद्रीय है। प्रस्ताव आपके या आपके संगठन के बारे में नहीं है - यह आपके ग्राहक के बारे में है। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक विषय, प्रत्येक छवि, और प्रत्येक शब्द आपके ग्राहक और आपकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए आपके द्वारा बनाए गए कस्टम समाधान के लिए प्रासंगिक हैं।

योजना बनाते समय इन युक्तियों को ध्यान में रखें और अपना प्रस्ताव लिखें।

संबंध बनाएं

लोग उन लोगों के साथ व्यापार करते हैं जिन्हें वे पसंद करते हैं। आपको सबसे अच्छे दोस्त बनने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन आपको व्यवसाय के अवसर से परे जाकर विश्वास स्थापित करने की ज़रूरत है। ग्राहक संबंध बनाने के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करें:

  • अपने ग्राहकों को जानें।उनकी दृष्टि, सफलता के उनके उद्देश्यों और उनके सामने आने वाली चुनौतियों को समझें।
  • अपने ग्राहक के हॉट बटन को समझें (वे प्रमुख लाभ जो ग्राहक को खरीदने के लिए प्रेरित करेंगे)। पुष्टि करें कि आपके द्वारा प्रदान किया जाने वाला समाधान ग्राहक के दृष्टिकोण से प्रत्येक हॉट बटन को संतुष्ट करता है।
  • अपना समाधान जल्दी रखें।अपने उत्पादों या सेवाओं को जल्दी स्थापित करना और अपने ग्राहक को यह जानना, पसंद करना और विश्वास करना कि आप अनुबंध जीतने की संभावना में सुधार करते हैं।
  • अपने ग्राहक से सीधे बात करें।अपने नाम का उल्लेख करने से कहीं अधिक बार ग्राहक के नाम का प्रयोग करें।

दिखाएँ कि आप कैसे अलग हैं

क्या आपके व्यवसाय के उत्पाद और सेवाएं वास्तव में आपके प्रतिस्पर्धियों से बिल्कुल अलग हैं? प्रौद्योगिकी एक सुंदर स्तर का खेल का मैदान है, इसलिए आप अपने ग्राहकों के साथ कैसा व्यवहार करते हैं, यह आपके उत्पादों के व्यवहार से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। निम्नलिखित तरीकों से खुद को अलग करें:

  • अपना मूल्य प्रदर्शित करें।अपने प्रस्ताव पर ध्यान केंद्रित करें कि यह ग्राहक ("तो क्या") को लाभान्वित करता है, न कि उन उत्पादों, सेवाओं और सुविधाओं पर जो लाभ को संभव बनाते हैं।
  • आप जो कहते हैं उसे साबित करें।पिछले प्रदर्शन और अनुभव से लिए गए सबूत बिंदु, आपके दावों के लिए ठोस सबूत देते हैं और आप में ग्राहक के विश्वास का निर्माण करते हैं।
  • ग्राहक की आवश्यकताओं का अनुपालन करें।लेकिन केवल अनुपालन से परे जाएं और आवश्यकता की अंतर्निहित आवश्यकता के प्रति उत्तरदायी होकर ग्राहक की अपेक्षाओं को पार करें।
  • "चांदी की गोली" ढूंढें।अपने भेदभावकर्ता को स्पष्ट करें — ग्राहक के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजें जो आप प्रदान करते हैं और आपके प्रतियोगी नहीं कर सकते।
  • अपने कंधे के ऊपर देखो।समझें कि आपका ग्राहक आपके प्रतिस्पर्धियों को कैसे देखता है और उस ज्ञान का उपयोग उनकी कमजोरियों को दूर करने और उनकी ताकत को कम करने के लिए करता है।

व्यावसायिक बोलियों और प्रस्तावों को लिखने के लिए दोहराने योग्य प्रक्रिया का उपयोग करना

प्रस्तावों के माध्यम से व्यवसाय जीतना एक योजना लेता है - एक दोहराने योग्य, लचीली प्रक्रिया जिसे आप लागू कर सकते हैं चाहे अवसर की खिड़की छोटी हो (घंटों या दिनों का मामला) या लंबी (कई सप्ताह या महीने)। एक दोहराने योग्य प्रस्ताव प्रक्रिया लगातार मील के पत्थर के साथ एक रोड मैप प्रदान करती है ताकि प्रस्ताव टीमों को पता चले कि वे कहां जा रहे हैं, वे किसी भी समय कहां हैं, और अपने लक्ष्य तक पहुंचने के लिए कौन से कदम बाकी हैं।

एक परिभाषित एंड-टू-एंड प्रस्ताव प्रक्रिया वाले संगठन अधिक सौदे जीतते हैं, अपनी बोली लागत कम करते हैं, नेतृत्व समर्थन में वृद्धि से लाभान्वित होते हैं, और अपनी प्रस्ताव टीम के मनोबल में सुधार करते हैं।

अपनी प्रस्ताव प्रक्रिया को विकसित और परिनियोजित करते समय इन युक्तियों को ध्यान में रखें।

शुरू करने से पहले

जीतने वाले प्रस्तावों को सफलतापूर्वक तैयार करने के लिए, आपको एक कदम आगे रहना होगा - और ऐसा करने का एकमात्र तरीका कभी पीछे नहीं हटना है। पूर्व-प्रस्ताव गतिविधियों की इस सूची का पालन करके वक्र से आगे बढ़ें:

  • अपने सबसे विशिष्ट जुड़ाव के लिए एक मुख्य प्रक्रिया बनाएं। यह एक आधारभूत ढांचा प्रदान करता है जो आपको हर अवसर के लिए पहिया को फिर से शुरू करने से रोकता है।
  • अपनी प्रक्रियाओं के निर्माण के लिए उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं का उपयोग करें। इनमें अवसर योग्यता, प्रगति में समीक्षा और स्पष्ट इनपुट/आउटपुट शामिल हैं।
  • अपनी प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करें और अपने योगदानकर्ताओं को इस प्रक्रिया का पालन करने के लिए आवश्यक कौशल विकसित करने और सुदृढ़ करने के लिए समय-समय पर प्रशिक्षण का उपयोग करें।
  • प्रक्रिया को विभिन्न अवसर मूल्यों, समय सीमा और संसाधन आवश्यकताओं के अनुकूल बनाने के लिए मापनीय बनाएं।
  • प्रक्रिया के लिए वरिष्ठ प्रबंधन खरीद-फरोख्त करें। प्रक्रिया के लाभों को लागू करने और सुदृढ़ करने में सहायता के लिए एक वरिष्ठ-प्रबंधक "चैंपियन" प्रदान करें।
  • स्पष्ट भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करें।

जब आप काम कर रहे हों

सभी अवसर अद्वितीय हैं, और कोई भी मानक योजना उन 100 प्रतिशत मुद्दों का अनुमान नहीं लगा सकती है जो किसी दिए गए प्रस्ताव से आप पर पड़ेंगे। अपनी प्रक्रिया को पत्थर में सेट न करें - जैसे ही आप जाते हैं, आपको हर गतिविधि और मील के पत्थर का परीक्षण और ट्रैक करना चाहिए, और प्रस्ताव की आवश्यकता होने पर तुरंत रोकने और दिशा बदलने के लिए तैयार रहें। आपको यह भी याद रखना चाहिए

  • प्रक्रिया को लचीला रखें। अपने ग्राहक की खरीदारी प्रक्रिया के साथ संरेखित करें — ग्राहक की रुचियां, प्राथमिकताएं और पहुंच अलग-अलग होंगी। ग्राहक के प्रति उत्तरदायी होने की प्रक्रिया में दर्जी तत्व।
  • निर्णय लेने के लिए प्राधिकरण के स्तरों को परिभाषित करें। अवसर से जुड़े आकार और जोखिम के आधार पर निर्णयों के लिए "अधिकार का स्तर" तैयार करें।

आपका काम हो जाने के बाद

एक प्रस्ताव लेखक का काम कभी नहीं किया जाता है। हर अवसर आपकी प्रक्रिया को परिष्कृत करने और आपके डिलिवरेबल्स में सुधार करने का मौका देता है। स्याही के सूखने के कुछ समय बाद (या फ़ाइल स्थानांतरित हो जाती है):

  • प्रत्येक बड़े प्रयास के बाद अपनी प्रक्रिया की समीक्षा करने के लिए पोस्टमॉर्टम करें।
  • अपनी प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए सीखे गए पाठों को लागू करें।

प्रेरक लेखन

एक व्यावसायिक प्रस्ताव एक लिखित तर्क है - एक पाठक का समझौता हासिल करने की अपील। जब आप एक प्रस्ताव लिखते हैं, तो आप एक कहानी बता रहे होते हैं और आप अपने ग्राहक को यह समझाने की कोशिश कर रहे होते हैं कि आप इसकी कहानी - इसके उद्योग के मुद्दों और विशिष्ट समस्याओं को समझते हैं - और यह कि आपके पास सबसे अच्छा समाधान है। इन सबसे ऊपर, सफलतापूर्वक मनाने के लिए, आपको अपने ग्राहक को जानना चाहिए ताकि आप उसके दृष्टिकोण से मेल खाने के लिए सही तकनीकों का उपयोग कर सकें।

योजना बनाते और अपना तर्क लिखते समय ध्यान में रखने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:

  • विशिष्ट रहो। यहां तक ​​​​कि अगर आपने किसी और के लिए एक समान समस्या हल की है, तो भी आपको यह दिखाना होगा कि यह सफलता इस विशेष ग्राहक के अद्वितीय वातावरण और स्थिति में कैसे बदल जाएगी। यह सुनिश्चित करने के लिए अपना होमवर्क करें कि आपका समाधान वास्तव में फिट बैठता है। विवरण को न छोड़ें: अपने समाधान को सही साबित करने के लिए वास्तविक परिदृश्यों और सटीक आंकड़ों और उपायों का उपयोग करें।
  • यह व्यक्तिगत बनाओ। पता लगाएं कि आपके ग्राहक को रात में क्या जगाए रखता है और गलत तरीके से कार्य न करने या कार्य न करने के कॉर्पोरेट और व्यक्तिगत परिणामों पर अनुमान लगाएं। किसी प्रस्ताव में तात्कालिकता पैदा करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने समाधान को वास्तविक, व्यक्तिगत दर्द का विकल्प बना लें।
  • पानासामान्यमूल्य। सहानुभूति पैदा करने के लिए, अपने पाठकों को यह दिखाएं कि आप उन्हीं चीजों की परवाह करते हैं जो वे करते हैं। लोग ऐसे लोगों को पसंद करते हैं जो खुद से मिलते-जुलते हैं, इसलिए व्यापार, सामाजिक और पर्यावरणीय मुद्दों पर उनके कॉर्पोरेट और व्यक्तिगत रुख को समझने के लिए काम करें, यह देखने के लिए कि क्या आपके पास समान आधार हैं।
  • तर्क के साथ अपने प्रस्ताव की वैधता स्थापित करें। प्रस्तावों में, आप दावा करते हैं और उनका समर्थन करने के लिए सबूत प्रदान करते हैं। यह प्रेरक तकनीकों में सबसे बौद्धिक रूप से संतोषजनक है। आपके प्रमाण जितने अधिक उद्देश्यपूर्ण होंगे, आपके तर्क उतने ही अधिक सम्मोहक होंगे।
  • अपने दर्शकों की भावनाओं के लिए अपील करें। लोग भावनाओं पर उतना ही निर्णय लेते हैं जितना तर्क पर करते हैं। एक समय-परीक्षणित प्रेरक तकनीक यह व्यक्त करना है कि निष्क्रियता या गलत कार्रवाई आपके पाठक की भलाई को कैसे खतरे में डाल सकती है। आपके पाठक के व्यवसाय में रुकावट या रुकावट का कारण क्या हो सकता है, इसके बारे में एक कहानी बताना किसी समस्या और उसके संभावित परिणामों के बारे में तीव्र जागरूकता लाने का एक शानदार तरीका है - और तात्कालिकता लाने का एक तरीका, अनुनय की एक और कुंजी है।
  • अमूर्त शब्दों के बजाय ठोस शब्दों का प्रयोग करें। भाषा तब जीवंत होती है जब वह लोगों के मन में एक छवि बना लेती है। ठोस शब्द (बढ़ई, एंडोक्रिनोलॉजिस्ट) अमूर्त समकक्षों (कार्यकर्ता, डॉक्टर) की तुलना में पढ़ने में तेज़ और समझने में आसान होते हैं। एक लेखक के रूप में, जब आप किसी प्रक्रिया के कामकाज का वर्णन करते हैं, तो आपके दिमाग में ज्वलंत छवियां हो सकती हैं, लेकिन यदि आप उन शब्दों का उपयोग नहीं करते हैं जो सटीक रूप से वर्णन करते हैंक्याआप देखिए, आपके पाठक चीजों को वैसे नहीं देखेंगे जैसे आप देखते हैं।
  • अपने पाठकों के प्रश्नों की अपेक्षा करें ताकि आप अस्वीकृति के कारणों को हटा सकें। कुछ प्रस्तावों को अस्वीकार कर दिया जाता है क्योंकि लेखक पाठक के लिए ना कहना आसान बनाता है। एक प्रेरक लेखक के रूप में आपका काम सभी बाधाओं को हां में ले जाना है। आप हर उस बिंदु का अनुमान लगाकर ऐसा कर सकते हैं जिस पर आपका पाठक असहज, संदेहपूर्ण या भयभीत हो सकता है। ऐसा करने के लिए, आपको अपने आप से वही प्रश्न पूछने होंगे जो आपका पाठक आपसे पूछेगा।
  • अपने समाधान की क्षमता को प्रदर्शित करने के लिए ग्राफिक्स का प्रयोग करें। दर्शकों को रिझाने के लिए ग्राफिक्स शक्तिशाली उपकरण हैं। लोग दृश्य डिजाइन की तुलना व्यावसायिकता से करते हैं। छवियों के साथ प्रस्तुत किए जाने पर पाठक जानकारी को अधिक आसानी से याद करते हैं। छवियां शब्दों से बेहतर भावनात्मक प्रतिक्रियाओं को ट्रिगर करती हैं।

अपने व्यापार प्रस्ताव को संशोधित और नवीनीकृत करने के लिए समीक्षा करना

यदि आप सुधार की उम्मीद करते हैं तो आपको अपने व्यापार प्रस्ताव का निरीक्षण करना चाहिए। यह अवधारणा न केवल आप जो उत्पादन करते हैं उस पर भी लागू होती है बल्कि यह भी कि आप इसका उत्पादन कैसे करते हैं। एक सच्चे प्रस्ताव पेशेवर होने के लिए, आपको निरंतर सुधार के लिए एक मानसिकता की आवश्यकता है। प्रस्ताव बहुत जटिल हैं, ग्राहक भी मांग कर रहे हैं, और प्रतिस्पर्धी भी यथास्थिति के लिए चालाक हैं। आप या तो बेहतर हो रहे हैं या आप पिछड़ रहे हैं।

इन सुझावों को ध्यान में रखें जब आप अपनी प्रस्ताव प्रक्रिया के माध्यम से काम करते हैं और अपने प्रस्ताव तर्क तैयार करते हैं।

प्रक्रिया में सुधार करें

अपने काम करने के तरीके को बेहतर बनाने का एकमात्र तरीका समीक्षाओं को रोकना है। आगे देखने से पहले आपको पीछे मुड़कर देखना होगा, इसलिए हर बार बेहतर होने के लिए इन युक्तियों पर विचार करें:

  • इससे पहले कि आप प्रस्ताव दें, एक पकड़ेंप्रस्ताव रणनीति समीक्षा अपने दृष्टिकोण को मान्य करने और सुधार का सुझाव देने के लिए। ग्राहक की आवश्यकताओं और आवश्यकताओं के विरुद्ध अपने सभी संभावित तकनीकी, प्रबंधन और मूल्य निर्धारण समाधानों की समीक्षा करें।
  • जैसे ही आप अपना समाधान बनाते हैं, a . पकड़ेंप्रतियोगी समीक्षाअपने प्रतिस्पर्धियों की संभावित रणनीतियों और समाधानों का आकलन और विश्लेषण करने के लिए अपने ग्राहक और प्रतिस्पर्धी विशेषज्ञों के साथ जुड़कर।
  • इससे पहले कि आप अपनी बोली/बोली न लगाने का निर्णय लें, aवरिष्ठ प्रबंधन समीक्षाइसलिए नेतृत्व समाधान, मूल्य निर्धारण और कानूनी आवश्यकताओं पर हस्ताक्षर कर सकता है।
  • दैनिक स्थापित करेंस्टैंड-अप समीक्षा एक ही समय में हर दिन प्रस्ताव विकास चरण के दौरान प्रस्ताव टीम को निकट अवधि के कार्यों पर ध्यान केंद्रित रखने के लिए। वर्चुअल टीम का प्रबंधन करते समय, वेब कॉन्फ्रेंसिंग, टेलीकॉन्फ्रेंस और ईमेल के माध्यम से अपनी स्टैंड-अप समीक्षाएं रखें।
  • आचरणकार्रवाई समीक्षा के बाद (एएआर) जब आप किसी घटना या गतिविधि से सीखने के लिए महत्वपूर्ण मील के पत्थर तक पहुंचते हैं। ये सवाल पूछें: क्या होना चाहिए था? वास्तव में क्या हुआ था? आप भविष्य के लिए क्या सीख सकते हैं और आवेदन कर सकते हैं?
  • आचरण aसबक सीखा समीक्षा प्रस्ताव विकास और प्रबंधन प्रक्रिया का आकलन करने के लिए प्रत्येक प्रमुख प्रस्ताव के बाद। भविष्य में बिक्री के अवसरों तक पहुंचने और संदर्भ के लिए दूसरों के लिए अपने निष्कर्षों को दस्तावेज और संग्रहीत करें।

प्रस्ताव में सुधार करें

जब आप अपने प्रस्ताव पर काम करते हैं, तो समग्र लागत को कम करने के लिए अपने प्रस्तावों के लिए हमेशा पर्याप्त संशोधन समय और चक्र शामिल करें, अपने विचारों की वैधता का परीक्षण करें, और सुनिश्चित करें कि आप नैतिक रूप से लिख रहे हैं:

  • अपने प्रोजेक्ट की शुरुआत में, अपने वकीलों को रखने का अवसर देंकानूनी समीक्षायह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने ग्राहक के नियमों और शर्तों को पूरा कर सकते हैं।
  • प्रदर्शन करने के लिए वस्तुनिष्ठ विषय विशेषज्ञों का उपयोग करेंजैसा कि आप प्रस्ताव के पूरा होने के करीब हैं, इसकी सटीकता, अनुनय और उपयुक्तता सुनिश्चित करने के लिए।
  • यदि आप एक प्रस्ताव टीम का हिस्सा हैं, तो अनुरोध करेंसहकर्मी समीक्षा अपने काम के लिए, और अपने साथियों के लिए भी ऐसा करने की पेशकश करें। सहकर्मी समीक्षाएं प्रस्ताव की सटीकता, व्याकरण और शैली में सुधार के अवसरों की तलाश करती हैं।
  • आचरण a ग्राहक की मूल्यांकन टीम का अनुकरण करते हुए स्वतंत्र समीक्षकों को पूरे प्रस्ताव की व्यापक जांच करने की अनुमति देना। उन्हें प्रस्ताव की तत्परता और आग्रह के प्रति प्रतिक्रिया, रणनीति, विषयों और भेदभाव करने वालों को संदेश देने में इसकी प्रभावशीलता, और यह कितनी अच्छी तरह से प्रतिस्पर्धा को प्रभावित करता है, का आकलन करना चाहिए।

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